TANJUNG SELOR – Pengelolaan arsip yang dilaksanakan dengan baik dan benar sesuai kaidah kearsipan. Akan menghadirkan manfaat yang besar bagi kehidupan organisasi, pemerintah dan masyarakat.
Penataan kearsipan tidak sekadar disimpan atau ditumpuk begitu saja, tetapi perlu diatur cara penyimpanannya. Dengan melalui beberapa tahapan, agar sistem pengarsipan ketika dibutuhkan mudah ditemukan kembali.
Hal itu yang dilakukan Dinas Perpustakan dan Kearsipan Bulungan, yang mana telah banyak menyimpan arsip statis. Yang merupakan arsip yang sudah dipermanenkan.
“Dengan mengetahui arsip, kita sudah tahu yang dikerjakan organisasi itu,” ujar Kepala Dinas Perpustakan dan Kearsipan Bulungan Datu Buyung Perkasa, kemarin (22/3).
Adapun dokumen arsip penting, kata dia, tidak disimpan sembarangan. Melainkan menggunakan Roll O Pack atau lemari arsip dorong. Sedangkan untuk pemusnahan arsip tergantung Jadwal Retensi Arsip (JRA).
“Kalau arsip 10 tahun ke bawah untuk pemusnahannya atas persetujuan bupati. Jika pemusnahan arsip 10 tahun ke atas kami (Dinas) harus persetujuan Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI). Kita tak sembarang memusnakan arsip dan bila disetujui bisa langsung memusnahkan dengan cara di bakar dan dicacah,” jelasnya.
Selain arsip pemerintahan yang disimpan, arsip bersejarah seperti foto kesultanan, peta yang berumur 1977 bisa ditemukan. Bahkan, menyimpan arsip mempunyai manfaat yang begitu besar. Seperti sebagai bahan data yang terpercaya, bila terjadi kesalahpahaman dalam suatu kegiatan maupun pekerjaan. (kn-2)
